Demande d’autorisation de dépenses et de remboursement

Nous vous rappelons que nos dépenses doivent privilégier les fournisseurs homologués, et ce, même si le coût demandé pour un article est inférieur chez un concurrent. Il est donc préférable de valider auprès de la secrétaire de gestion s’il nous est possible de se procurer le matériel demandé.

Par contre, lorsque que vous souhaitez faire une dépense pour un achat en lien avec vos fonctions, tout corps d’emplois confondus, vous devez :

1. Soumettre votre demande au préalable pour autorisation à la direction adjointe de votre secteur à l’aide du document Achat/Remboursement qui est disponible sur le portail du CREP dans l’Espace documentation ICI.
2. Par la suite, vous devrez réutiliser le même formulaire pour y apposer votre reçu que vous aurez signé qui devront être clairement identifiés :

• • La date de la transaction
  • Le nom du fournisseur émetteur
  • Une description suffisante du contenu qui vous est facturé
  • Un montant total facturé, avant et après TPS et TVQ
  • Lorsque le coupon comporte de la TVQ et/ou de la TPS, les numéros d’enregistrement des paliers gouvernementaux concernés doivent être indiqués.
  • Un coupon original vous est remis en main propre, par le fournisseur ou un employé

*Veuillez noter que les factures ne seront pas remboursées après le 30 juin de l’année en cours.

Remboursement des dépenses et des Frais de déplacement

Après autorisation du supérieur immédiat, les membres du personnel ont droit à un remboursement des dépenses et des frais de déplacement. Renseignez-vous sur les modalités de remboursement auprès de votre supérieur immédiat.

Les personnes qui ont droit à un remboursement doivent faire signer le formulaire ci-dessous par leur supérieur immédiat :

Remplir le formulaire L-155 pour les frais de déplacement, disponible sur le portail du CREP dans l’Espace documentation sous l’ongle Formulaires ICI.

Le formulaire doit être signé par votre supérieur immédiat, les factures originales doivent y être attachées. Le formulaire devra être remis le plus rapidement possible à la secrétaire de gestion. Aucun remboursement ne sera effectué pour les demandes remises après le 30 juin de l’année en cours.